Aufbau leistungsstarker, skalierbarer Content-Workflows

Großartige Inhalte erfordern einen zuverlässigen Arbeitsablauf, so wie ein schmackhaftes Gericht ein solides Rezept erfordert. Ihr Lieblings-Fernsehkoch hat vielleicht kein Kochbuch zur Hand, um zwischen Salz und Zimt zu entscheiden, aber er folgt einem bewährten Verfahren, und das sollten Sie auch.

Ein Content-Workflow gibt Ihrem Marketingteam Struktur. Er hilft ihnen, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, was letztlich zu ansprechenden Inhalten und besseren Ergebnissen führt. Wir verstehen jedoch, dass die Einrichtung eines Content-Workflows einschüchternd sein kann. Als Lösungsarchitektin bei Magnolia helfe ich unseren Kunden jeden Tag bei der Einrichtung ihrer Projekte.

Im Folgenden finden Sie einige Hinweise darauf, warum Sie ein solches System benötigen und wie Sie es an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können. Legen wir los!

Ihr Content-Team muss eine Menge Bälle in der Luft halten. Ein einfacher Blogbeitrag durchläuft von der Idee über die verschiedenen Genehmigungsstufen und den ersten Entwurf bis hin zur Bearbeitung unzählige Änderungen. Das bedeutet, dass viele Teammitglieder an jedem einzelnen Inhalt arbeiten werden.

Seit dem Aufkommen von Hybrid- und Remote-Arbeitsmodellen wird dieser Prozess zunehmend von einem Flickenteppich von Anwendungen begleitet. Laut einer aktuellen Forbes-Umfrage gaben 40 % derjenigen, die in hybriden oder Remote-Modellen arbeiten, an, dass sie asynchrone oder unzusammenhängende Tools für die Zusammenarbeit nutzen.

Ein zuverlässiger Content-Workflow hilft Ihnen dabei, Fristen einzuhalten und regelmäßig hochwertige Inhalte zu produzieren. Mit einem soliden Marketing-Workflow müssen Sie nicht ständig an wichtige Entscheidungen erinnern, da Ihre Inhaltsstrategie ein integraler Bestandteil des Prozesses ist.

Sobald sich Ihr Marketingteam auf Routinen verlassen kann, steigen Effizienz und Produktivität sprunghaft an. Und da niemand mehr nach banalen organisatorischen Details fragen muss, sind die Kommunikationskanäle für den wirklich wichtigen kreativen Austausch reserviert.

Ein optimierter Ansatz für Content-Workflows führt zu einem besser vorhersehbaren Workflow-Management, verbessert die Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen und ermöglicht es Ihnen, die Auswirkungen selbst kleinerer Änderungen sofort zu verfolgen.

Ein umfassender Content-Workflow sollte darauf aufbauen:

Im Kern dient ein Content-Workflow dazu, Ihre Content-Produktion zu strukturieren. In Magnolia CMS werden Workflows über das Workflow-Modul abgewickelt. Der Vier-Augen-Workflow, der in der Magnolia Pages App vorinstalliert ist, deckt die gängigsten Produktionsroutinen für Inhalte ab, von der Erstellung bis zur Überprüfung und Veröffentlichung. Der Redakteur erstellt oder bearbeitet den Inhalt, aktiviert den Workflow, und der Herausgeber überprüft und genehmigt ihn.

Vielleicht möchten Sie aber auch eine zusätzliche Kontrollebene in Ihren Prozess einbauen. Vielleicht muss Ihre Rechtsabteilung den Wortlaut genehmigen oder ein Ingenieur in einen Workflow zur Erstellung von Handbüchern eingebunden werden, um sicherzustellen, dass diese technisch korrekt sind. An dieser Stelle kommen benutzerdefinierte Workflows ins Spiel. Mit ein paar Klicks können Sie eine weitere Überarbeitungsrunde für einen Content-Manager, Content-Strategen oder Anwalt einrichten, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte genau richtig sind.

Die Einrichtung dieser komplizierteren Arbeitsabläufe ist nicht der größte Fallstrick. Häufiger ist ein scheinbar einfacher Anwendungsfall, der sich als kompliziert herausstellt. Das könnte daran liegen, dass Sie die Vorschriften und rechtlichen Anforderungen, die Ihre Content-Marketing-Strategie betreffen, nicht genau kennen. Dies kann sogar noch schwieriger sein, wenn diese lokal unterschiedlich sind, wie es in stark regulierten Bereichen wie der Pharmazie oder den Finanzdienstleistungen häufig der Fall ist.

Um Ihnen eine Vorstellung zu geben: Ein Pharmaunternehmen muss möglicherweise verschiedene Content-Planungszyklen und Workflows auf die Anforderungen des U.S. Prescription Drug Marketing Act von 1987, des indischen Drugs and Cosmetics Act und der GDPR der EU zuschneiden.

Abgesehen von diesen Problemen kann ein Marketingteam in die Falle tappen, wenn es zwar genau definierte Rollen einrichtet, aber die damit verbundenen Prozesse vernachlässigt. Es könnte ein Social Media Manager für jede Region eingesetzt werden, aber wenn es darum geht, den ersten Social Media-Post zu erstellen und zu überprüfen, greift der Content-Workflow zu kurz. Die Gefahr besteht darin, dass es so aussieht, als sei alles gut organisiert, während das System in Wirklichkeit die Produktion von Inhalten behindert. Hier erfahren Sie, wie Sie das Problem angehen können.

Im Idealfall möchten Sie eine Umgebung schaffen, in der sich Ihr Content-Marketing-Team voll und ganz auf die Arbeit konzentrieren kann. Alles, was davon ablenkt, ist der Qualität der Inhalte und dem Erfolg Ihres Unternehmens abträglich. Der Vorteil eines zuverlässigen Workflows liegt in der Sicherheit, die er für Autoren, Grafikdesigner und Videografen bietet.

Da sie nur die Workflow-Vorlage sehen, die für ihre jeweilige Rolle relevant ist, können sie sich ganz auf ihre Aufgaben konzentrieren, egal ob es sich dabei um Keyword-Recherche, Inhalte für soziale Medien oder ein Content Briefing handelt. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass sie die volle Verantwortung für alles übernehmen müssen. Sie können sich darauf verlassen, dass jemand aus ihrem Team ihnen den Rücken freihält, und sehen sogar, wann sie ihre Arbeit überprüft haben.

Falls Sie sich nicht zutrauen, einen Content-Marketing-Workflow selbst einzurichten oder in der Vergangenheit damit Schwierigkeiten hatten, machen Ihnen Magnolias Lösungsarchitekten wie ich gerne Vorschläge für geplante Content-Produktionsroutinen, die die regelbasierte Personalisierung Ihrer Inhalte widerspiegeln können. Dies können logikbasierte Routinen sein, die Sie einplanen, um eine winzige Aufgabe zu automatisieren, an die man sich oft nur schwer erinnert, nicht weil man sie nicht kennt, sondern weil sie so trivial ist.

In den meisten Fällen ist es am besten, wenn Sie Ihren Content-Workflow einfach halten. Wenn Sie ihn einem Fremden nicht in zwei Minuten erklären können, ist er wahrscheinlich zu kompliziert, es sei denn, Ihr Geschäftsmodell erfordert dies.

Wie jede Software kann auch eine Plattform für digitale Erlebnisse (DXP) dazu verleiten, bis ins kleinste Detail zu optimieren und jedem einzelnen Mitarbeiter sehr detaillierte Berechtigungen zu erteilen. Es mag zwar Szenarien geben, in denen dies angemessen ist, aber wir raten davon ab. Auch hier reicht in der Regel eine einfache Routine mit klar definierten Berechtigungen und Rechten für jede Rolle aus. Wenn Sie zu viele Rollen einrichten, kann es passieren, dass jemand den Überblick über die eigentliche Aufgabe verliert und damit die Vorteile einer DXP von vornherein zunichte macht.

Wenn Sie jedoch dringend einen benutzerdefinierten Genehmigungs-Workflow benötigen und ein Content-Management-System Ihnen nicht die nötige Flexibilität bietet, dann kann ein DXP Ihr Problem lösen. Bedenken Sie, dass diese so komplex oder einfach sein können, wie Sie es wünschen. Sie brauchen der Logik des DXP nicht zu folgen, denn er passt sich Ihnen an. Ganz gleich, ob Sie nur einen benutzerdefinierten Workflow für Ihre Analysten wünschen, der sich von dem des Web-Content-Teams unterscheidet, oder einen eigenen für jede Region - Sie können Ihr gesamtes Content-Workflow-Management in einen DXP wie den von Magnolia einspeisen.

Effiziente Arbeitsabläufe sind für die Rationalisierung dieser Prozesse von entscheidender Bedeutung und stellen sicher, dass die Inhalte nicht nur rechtzeitig produziert werden, sondern auch den erforderlichen Qualitätsstandards entsprechen. Ein guter Workflow geht jedoch über die technische Einrichtung hinaus und passt sich an Ihre strategischen Ziele und Präferenzen an. Im Folgenden werden verschiedene Arten von Workflows vorgestellt, die für den Prozess der Inhaltserstellung relevant sind und jeweils ihre eigenen Vorteile und Herausforderungen haben.

Vorteile: Aufgabenbasierte Workflows konzentrieren sich darauf, den Prozess der Inhaltserstellung in einzelne Aufgaben zu unterteilen. Dieser Ansatz ist für komplexe Projekte sehr effektiv, da er es den Teammitgliedern ermöglicht, sich auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren, ohne von der Gesamtheit des Projekts überwältigt zu werden. Es erleichtert die Verfolgung des Fortschritts und der einzelnen Mitwirkenden.

Nachteile: Der größte Nachteil ist das Potenzial für isolierte Arbeitsbedingungen, bei denen sich die Teammitglieder zu sehr auf ihre Aufgaben konzentrieren, ohne den breiteren Projektkontext zu verstehen. Dies kann zu inhaltlichen Unstimmigkeiten oder verpassten Synergiemöglichkeiten führen.

Vorteile: Ein sequentieller oder statusbasierter Arbeitsablauf, bei dem jeder Schritt abgeschlossen sein muss, bevor der nächste in Angriff genommen werden kann, gewährleistet eine logische und geordnete Abfolge der Aufgaben. Dies kann die Qualität der Beiträge Ihres Teams verbessern, da in jeder Phase der Inhaltserstellung auf Gründlichkeit geachtet wird.

Nachteile: Der lineare Charakter sequenzieller Arbeitsabläufe kann zu Engpässen führen und die kreative Zusammenarbeit einschränken, insbesondere wenn eine bestimmte Phase mehr Zeit in Anspruch nimmt. Dies kann den gesamten Projektzeitplan und natürlich auch das Projektergebnis verzögern.

Vorteile: Parallele Workflows ermöglichen die gleichzeitige Ausführung mehrerer Aufgaben oder Phasen. Dieser Ansatz ist ideal, um den Prozess der Inhaltserstellung zu beschleunigen und ist besonders vorteilhaft, wenn die Aufgaben unabhängig voneinander sind.

Nachteile: Die Herausforderung besteht darin, die Bemühungen zu koordinieren und die Kohärenz der gleichzeitig durchgeführten Aufgaben zu gewährleisten. Es erfordert hervorragende Kommunikations- und Projektmanagementfähigkeiten, um Konflikte oder Unstimmigkeiten im endgültigen Inhalt zu vermeiden.

Vorteile: Zustandsautomaten-Workflows sind äußerst flexibel und können komplexe Inhaltserstellungsprozesse mit mehreren Pfaden und Ergebnissen abbilden. Sie passen sich gut an Änderungen an und ermöglichen eine nicht-lineare Entwicklung von Inhalten auf der Grundlage bestimmter Bedingungen und Genehmigungen.

Nachteile: Die Komplexität der Einrichtung und Verwaltung eines Zustandsautomaten-Workflows kann sich für kleinere Teams mit einfachem Inhaltsbedarf als Nachteil erweisen.

Die Wahl des richtigen Workflows für Ihr Unternehmen hängt von mehreren Faktoren ab, darunter die Art Ihrer Inhalte, die Größe Ihres Teams, die Komplexität des Projekts und die gewünschte Produktionsgeschwindigkeit. Beachten Sie bei Ihrer Entscheidung die folgenden Punkte:

Natürlich sollten Sie auch überlegen, wie Sie den Prozess anpassen können, um der Kreativität Ihres Teams gerecht zu werden. Vielleicht möchten Sie eine Workflow-Phase oder einen Zeitblock für kampagnenbezogene Brainstorming-Sitzungen integrieren. Wenn Ihre Marke Referenztexte verwendet, bei denen Bildmaterial und Text aufeinander abgestimmt werden müssen, könnten Sie separate Entwurfs- oder Feedback-Workflows einrichten, um den kreativen Austausch zwischen Grafikdesignern und Textern zu erleichtern.

Jeder Medientyp erfordert auch einen leicht optimierten Arbeitsablauf. Bei Blogbeiträgen ist es ratsam, spezielle Workflow-Phasen für Gliederung, SEO-Optimierung oder Recherche zu reservieren. Bei Videos hingegen können verschiedene Phasen für Skripting, Storyboarding, Scripting und Editing erforderlich sein. Jede dieser Phasen sollte unter Berücksichtigung der technischen und kreativen Anforderungen klare Ziele und Ergebnisse haben.

Letztendlich sollte die Wahl des Workflows die Effizienz Ihres Teams steigern, die Qualität der Inhalte verbessern und mit den Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Möglicherweise müssen Sie mit Prozessen experimentieren und sie immer wieder überarbeiten, um die perfekte Lösung zu finden, aber die Mühe wird sich in Form von optimierten Abläufen und besseren Inhaltsergebnissen auszahlen.

Um es klar zu sagen: Ihr Workflow soll keine zusätzliche Arbeit verursachen; er sollte auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sein, damit Sie Routineaufgaben automatisieren und Zuständigkeiten innerhalb manueller Aufgaben dokumentieren können.

Deshalb führen wir bei Magnolia Informationsarchitektur-Sitzungen mit Ihnen durch, bevor wir eine Lösung empfehlen. Wir sammeln Informationen über Anwendungsfälle, um festzustellen, wo die Standardimplementierung von Magnolia Ihren Bedürfnissen entspricht und wo Sie von externen Funktionen profitieren könnten. Je nach Ihren aktuellen Arbeitsabläufen und Inhaltsanforderungen können diese Sitzungen zwischen vier Stunden und vier Tagen dauern.

Das mag einschüchternd klingen, aber wir machen das, um die ganze Arbeit im Voraus zu erledigen, so dass Sie die meisten Szenarien und gesetzlichen Anforderungen abdecken können, bevor Sie Ihre Einrichtung festlegen. In einigen Fällen kann es erforderlich sein, die Konformitätsanforderungen für jeden einzelnen Standort oder jede einzelne Sprache zu ermitteln. In anderen Fällen ist es ganz einfach, weil es nur eine Produktlinie in einem regionalen Markt gibt.

Wenn Sie möchten, dass Ihr Workflow Aktionen ohne Benutzereingriff ausführt, z. B. wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt oder eine Serviceaufgabe ausgeführt wird, sollten Sie einen benutzerdefinierten Workflow-Prozess in Betracht ziehen. In Magnolia CMS laufen diese auf jBPM6, sodass Sie Eclipse verwenden müssen, um sie zu bearbeiten.

Natürlich können Sie jederzeit auf APIs zurückgreifen, um die Funktionalität eines Partner-Tools zu nutzen. Die Gefahr besteht nur darin, einen Workflow durch externe Tools zu replizieren, den Magnolias DXP bereits hatte.

Wenn Sie mit JBPM noch nicht vertraut sind oder sich von der Einrichtung benutzerdefinierter Workflows eingeschüchtert fühlen, helfen Ihnen unsere Lösungsarchitekten dabei, alles so zu optimieren, dass es optimal funktioniert. Wenn Sie also bemerken, dass etwas nicht so reibungslos läuft, wie Sie es erwartet haben, können wir durch Audit-Protokollierung Einblicke gewinnen, um die inneren Mechanismen Ihres Workflows im Auge zu behalten.

Auf diese Weise lassen sich ineffizienter Code oder Leistungsprobleme, die Ihren Arbeitsablauf verlangsamen, leicht gemeinsam identifizieren.

So, da haben Sie es. Wir hoffen, Sie haben verstanden, warum Sie einen soliden Content-Workflow brauchen und welche Schritte Sie unternehmen können, um Ihren Workflow zu optimieren. Es ist nicht einfach, den richtigen Workflow für Ihr Unternehmen zu finden, denn es ist wichtig, alles zu berücksichtigen, von der Größe Ihres Teams bis hin zu Produktionsplänen und geografischen Zielgruppen. Wenn Sie jedoch all diese Herausforderungen ignorieren, führt dies nur zu inkonsistenten Inhalten und verärgerten Zielgruppen.

Mit einem DXP wie dem von Magnolia können Sie Ihren Workflow nach Herzenslust anpassen, von einem Zen-ähnlichen Setup mit minimalistischen Routinen bis hin zu einem abteilungsübergreifenden Setup für große Unternehmen.

Sind Sie neugierig, wie Ihr Arbeitsablauf aussehen könnte? Buchen Sie jetzt eine Demo, und wir geben Ihnen einen Vorgeschmack!